Fördermittelprozesse neu gedacht mit dem digitalen „Backoffice“

Ein Projektbericht aus Dresden

Die Landeshauptstadt Dresden ist ein wichtiger Fördermittelgeber vor allem im Bereich der Kultur, der Jugendhilfe und im Gesundheits- und Sozialbereich. Die daraus resultierenden Vorgänge und Finanzströme müssen in ein fortlaufendes Controlling eingebunden sein. Genau diese Aufgabe stellte die Verwaltung der Landeshauptstadt Dresden vor erhebliche Herausforderungen. Grund für die Einführung des Systems waren die bestehenden heterogenen organisatorischen und technischen Lösungen, das nicht immer fachbereichsübergreifende Arbeiten der Fördermittel-Bearbeiter mit eigenen und nicht aufeinander abgestimmten Werkzeugen sowie fehlende Standards bei der Abbildung von Fördermittelentscheidungen und der Dokumentation. Eine zeitgemäße Unterstützung zur Optimierung der Arbeitsprozesse aber auch der Einbindung der politischen Entscheidungsgremien musste her. Die direkte Nutzung der bestehenden Softwarelösung des Freistaats Sachsen war aus unterschiedlichen Gründen nicht zielführend. Somit entschied sich Dresden für eine Nachnutzung dieser Lösung unter Anpassung der Nutzeroberflächen auf Basis eines neuen und browserbasierten Frameworks an die kommunalen Bedürfnisse und Spezifika.

So entstand im Rahmen einer Entwicklungspartnerschaft eine Softwarelösung zur Fördermittelverwaltung, die optimal auf den kommunalen Bedarf ausgerichtet ist. Robotron entwickelt in Eigenregie die Funktionen, die Kommunen für die Vorgänge zum Empfang von Fördermitteln benötigen. Die Stadt Dresden konzipiert, beauftragt und nutzt die Vorgänge für die Vergabe von Fördermitteln. Beide Softwareteile arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbank, sodass auch komplexe Fördervorhaben auf Basis einzelner Fördermaßnahmen übersichtlich abgebildet werden können.

Seit dem 1. Juli 2020 werden die Fördermittelvergabeprozesse der Landeshauptstadt Dresden nun von robotron*Fömi.kommunal produktiv unterstützt. Dies beinhaltet die einheitliche und strukturierte Erfassung von Fördermittelanträgen sowie die anwendungsseitige Unterstützung im Fördervollzug, wie z.B. bei Auszahlungen und bei der Verwendungsnachweisprüfung. Zukünftig können die Sachbearbeiter der Fachämter und die Stadtkämmerei Dresden auch die neugewonnenen umfassenden Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten anwenden, um einen gesamtheitlichen Blick auf das aktuelle und vergangene Fördermittelgeschehen zu erlangen.

Das Fördermittelportal, eine Eigenentwicklung der Landeshauptstadt Dresden, ermöglicht für die Bürger Dresdens eine einfache Online-Beantragung der Fördermittel und damit in Kombination mit robotron*Fömi.kommunal als digitales „Backoffice“ eine transparente und zeitgemäße Vorgangsbearbeitung. Weitere Schritte befinden sich bereits in Planung, um die Lösung noch weiter auszubauen.

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