Herr Köhler ist Fachgruppenleiter für Schule und Soziales in Pirna, einer Stadt mit rund 40.000 Einwohnern zwischen Dresden und der tschechischen Grenze. In seiner Funktion ist er unter anderem für zwölf Schulen, 25 Kindergärten sowie über 100 Vereine verantwortlich. Ein zentrales Thema seiner Arbeit ist die Frage, wie kommunale Fördermittel effizient, transparent und zielgerichtet ausgereicht werden können.

Was waren die Gründe für die Digitalisierung des Fördermittelmanagements?
Wir fördern in vier unterschiedlichen Bereichen: Jugend, Kultur, Sport und Soziales. Dafür gibt es jeweils eigene Richtlinien, die inhaltlich sehr unterschiedlich sind. Bei der Bearbeitung der Anträge war zu erkennen, dass wir die Schritte nicht überall einheitlich vollführen, sondern dass es unterschiedliche Wege gibt, um letztendlich zum Fördermittelbescheid zu kommen.

Zusätzlich haben wir verschiedene Datenformate abgelegt, Dateien überschrieben und über mehrere Jahre immer wieder verändert. Daraus entstand dann der Impuls zu sagen: Wie können wir dort mehr Sicherheit und Stabilität reinbekommen?

Natürlich hat so eine Produkteinführung immer organisatorische, technische und personelle Voraussetzungen. Welche mussten bei Ihnen in der Verwaltung geschaffen werden, damit die Einführung erfolgreich durchgeführt werden konnte?
Der erste und wesentlichste Punkt ist, dass man es will. Wir mussten im Team eine klare Struktur aufzeigen und einen Ansprechpartner festlegen. Ich habe gelernt, dass es klug ist, einen zweiten Stellvertreter zu haben. Und wenn es Schwierigkeiten gibt, darf man nicht verzagen, sondern muss gelegentlich einen neuen Anlauf wagen.

Ehrlicherweise muss ich sagen, dass die Einführung dieses Projektes nebenbei laufen musste. Eigentlich sollte das nicht so sein, weil die Stellen so bemessen sind, dass keine zusätzlichen Kapazitäten vorhanden sind. Umso wichtiger war es, entsprechende zeitliche Spielräume für die Projekteinführung zu organisieren.

Wie lange hat die Einführung gedauert bis sie tatsächlich produktiv arbeiten konnten und die ersten Anträge in unserer Software verwalten konnten?
Tatsächlich haben wir uns im Jahr 2019 die ersten Gedanken gemacht und geschaut, wer überhaupt auf dem Markt ist und ein Produkt anbietet, das diese Aufgabe abbilden kann.

Letztlich sind wir dann bei Ihnen im Hause gelandet, haben uns die Demoversion heruntergeladen und 2021 versucht, in einer Testumgebung erste Beispielvorgänge abzubilden. Die Zeit mit Corona hat uns leider ein Stück weit zurückgeworfen, sodass die interne Inbetriebnahme in der Stadtverwaltung dann im Jahr 2022 erfolgte.

Wie lief die Einführungsphase konkret ab? Haben die Fachämter direkt angefangen Förderanträge zu erfassen oder gingen Vorbereitungen wie Datenaufbereitung, Prozessdefinitionen oder Schulungen, voraus?
Bei uns im Haus ist geregelt, dass bei der Einführung neuer Anwendungen zunächst ein Projektantrag zu stellen ist. Die Hausspitze gibt dann das Okay. Von unserem Oberbürgermeister haben wir den Auftrag erhalten, diese Einführung vorzunehmen — das war der Startschuss.

Eine Empfehlung an alle Leser: Wir haben von Anfang an die IT-Abteilung, die Finanzen, also den Kämmerer, und auch den Datenschutz mit eingebunden. Ohne diese Partner gelingt es nicht. Man muss die zuständigen Abteilungen direkt von den ersten Schritten an beteiligen, weil sonst auf dem Weg Fragen oder Dinge kommen, die einen überraschen, stoppen oder zurückwerfen.

Gab es bei Ihnen bei der Einführung Widerstände und Probleme, auf die Sie gestoßen sind?
Logischerweise gab es Widerstände: Warum willst du das? Es geht doch jetzt auch. Lohnt sich der Aufwand für die Einführung dieses Portals?

Diese Argumente muss man hören und auf die Vorteile verweisen. Aus meiner Sicht liegen sie klar auf der Hand: transparente Prozesse und ein komfortableres Instrument für die Antragsteller. So konnten wir auch diejenigen, die zunächst unzufrieden waren, auf unsere Seite holen und das Projekt gemeinsam starten.

Die Digitalisierung der Fördermittelverwaltung kostet Geld und bindet Ressourcen. Wenn Sie eine grobe Einordnung geben: Mit welchem Budgetrahmen mussten Sie rechnen – und wie stark waren Mitarbeitende zeitlich eingebunden?
Es ist zu gliedern in zwei Bereiche: die Einführungsphase mit Schulungen, Installation und Hosting sowie der laufende Kostenblock. Bei uns lag der Finanzbedarf bei circa 15.000 Euro pro Jahr. Dafür haben wir aber einen Mehrwert, der uns in Größenordnungen Stabilität und Sicherheit bringt.

Was die zeitliche Einbindung der Mitarbeiter betrifft, muss man wissen, dass die Anwendung neutral ist und jede Stadt sehr individuelle Anforderungen mitbringt. Insofern mussten bei uns in Pirna für alle vier Bereiche Anpassungen vorgenommen werden, und diese Anpassungen waren sehr zeitintensiv.

Wir hatten über einen Zeitraum von zwei Jahren zwei Mitarbeiter, die sich nicht ganztägig, aber täglich mit dem Thema und den Rückfragen auseinandersetzen mussten. Deshalb ist es notwendig, Zeitressourcen zur Verfügung zu stellen und einen Hauptverantwortlichen sowie einen Stellvertreter zu haben. Wenn das Team einmal Lunte gerochen hat, ist das der beste Treibstoff, um das Projekt voranzubringen. Frust wäre tödlich.

Welche Vorteile bietet Ihnen das jetzt bei der täglichen Arbeit im Verhältnis zur Arbeit vor der Digitalisierung?
Sie müssen sich das so vorstellen: Unsere Ansprechpartner sind zu großen Teilen im Ehrenamt unterwegs. Insofern mussten wir ein Angebot schaffen, das verständlich ist und mit dem die Vereine arbeitsfähig sind.

Deshalb haben wir früh Kontaktpersonen in den Vereinen gesucht, die technikaffin und neugierig sind, und mit ihnen erste Testläufe gestartet. Das hat uns sehr viele Informationen geliefert und die Kommunikation nach außen positiv begleitet.

Der große Vorteil heute ist, dass Informationen geordnet und aktuell im System hinterlegt sind. Satzungen, Vorstände oder Freistellungserklärungen stehen zentral zur Verfügung und können auch für andere Förderbereiche genutzt werden. Dadurch entsteht Klarheit, Transparenz in der Abarbeitung und eine Datenlage, die klar und überschaubar ist.

Neben robotron*Fömi.kommunal nutzen Sie seit anderthalb Jahren auch das Onlineportal, über das Vereine und andere Antragsteller ihre Anträge direkt online einreichen können. Welche Vorteile bietet Ihnen das Onlineportal, abgesehen von der medienbruchfreien Antragstellung?
Da müssen wir ehrlich sein: Das war zunächst ein Prozess, den wir auch hybrid zugelassen haben. Im Jahr 2025 war die Antragstellung noch in Papierform und online möglich. Ab 2026 soll die Beantragung dann ausschließlich online erfolgen. Die papierlose Beantragung haben wir gemeinsam im Fokus und auch gegenüber den Antragstellern so kommuniziert.

Seit Beginn der Testphase läuft das System stabil. Insofern haben wir das Zutrauen und Vertrauen, dass online jetzt die einzige Möglichkeit ist, zu Fördermittelanträgen zu kommen. Der große Vorteil ist, dass der Vereinsvorstand den Zuwendungsantrag direkt einreichen kann, das System sofort gefüttert wird und die Antragsunterlagen bei den Mitarbeitern stabil, sortiert, klar und einheitlich abgelegt sind.

Das war mir besonders wichtig, weil die Anträge und Zuarbeiten in der Vergangenheit sehr unterschiedlich waren. Jetzt haben wir eine einheitliche Struktur, die aber trotzdem spezifisch auf die jeweilige Richtlinie zugeschnitten ist.

Welche Empfehlungen würden Sie anderen Kommunen geben, die ein Fördermittelmanagementsystem einführen möchten?
Wir kommen aus der analogen Welt und wollen einen Prozess digitalisieren. Da muss man sich zunächst fragen: Haben wir wirklich alles im Blick?

Zuerst sollte man vor der eigenen Tür kehren: Ist die Richtlinie eindeutig formuliert? Lässt sich das, was dort steht, auch digital abbilden? Und ist der bisherige Prozess eins zu eins übertragbar oder muss man ihn vorher korrigieren?

Der Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist eigentlich der gefährlichste. Man sollte hinterfragen, warum etwas bisher so war und ob es auch anders geht. Denn am Ende wird auch im Verwaltungsrecht nicht nach Sport, Soziales, Jugend oder Kultur unterschieden. Deshalb mussten wir die Antragsunterlagen im Onlineportal so strukturieren, dass sie für alle Bereiche funktionieren.

Sie haben da etwas sehr Wichtiges angesprochen. Einer unser Lieblingssprüche ist: Ein schlechter analoger Prozess bleibt auch digital ein schlechter Prozess. Ganz gleich, ob man eine neue Software einführt oder die eigenen Abläufe überdenkt, am Anfang sollte immer die Frage stehen, ob die Prozesse klar, sinnvoll und gut strukturiert sind.
Unsere letzte Frage, Herr Köhler. Rückblickend gesehen, gibt es etwas, das Sie heute anders angehen würden? Und welche Entscheidungen oder Vorgehensweisen würden Sie genauso wieder umsetzen?
Das ist eine interessante Frage. Vielleicht würde ich meine Ungeduld ein Stück weit zurückschrauben. Ungeduld kann ein positiver Treiber sein, aber man darf es nicht übertreiben, weil sonst Frust entsteht. Das muss man im Positiven begleiten.

Wichtig war auch, den Ansprechpartnern Verantwortung zu geben. Ich darf mich nicht hinstellen und alles besser wissen, weil die Tiefe, die meine Mitarbeiterinnen im System erreicht haben, habe ich ehrlicherweise nicht.

Wir haben uns damals bewusst auf die Fördermittel im freiwilligen Bereich konzentriert, um es erst einmal an einer Stelle stabil zum Laufen zu bekommen. Das haben wir nicht bereut. Das System läuft stabil, die Einführungsphase war erfolgreich. Jetzt rückt für uns als nächster Schritt die Abrechnung stärker in den Fokus.

Das sind auch die nächsten Schritte, die wir im Onlineportal planen. In den kommenden Releases werden zusätzliche Funktionen für Mittelabrufe sowie für die Einreichung und Prüfung von Verwendungsnachweisen folgen. Damit gehen wir den nächsten Schritt, um die Fördermittelprozesse noch stärker zu digitalisieren.

Vielen Dank Herr Köhler für die offenen Einblicke und die wertvollen Erfahrungen aus der Praxis der Stadt Pirna.