Dresden hat Pionierarbeit geleistet

Die Landeshauptstadt optimiert ihren Fördermittelprozess mit robotron*Fömi.kommunal. Bürgermeister Peter Lames spricht im Interview über Projektdetails, Kosten und Ressourcen.

FÜR MEHR TRANSPARENZ:
Landeshauptstadt optimiert Prozesse über ein einheitliches Fördermittelmanagementsystem.

 

Herr Lames, seit Anfang des Jahres arbeiten Sie mit einem einheitlichen System zur Steuerung von Förderprozessen. Seit Juli steht das Portal auch Antragstellern online zur Verfügung. Bislang gibt es nur wenige Kommunen, die mit einem solchen Tool arbeiten. Welchen Nutzen versprechen Sie sich?
Das System kombiniert eine Fördermitteldatenbank mit den Prozessen der Antragserfassung und -bearbeitung bis hin zur Verwendungsnachweisprüfung. Hinzu kommt eine Schnittstelle zu unserem Zahlungs- und Buchungssystem in SAP. Das heißt, sämtliche notwendigen Daten fließen automatisch in die doppelte Buchführung und ins Kassensystem ein. Dieses einheitliche System hat den Vorteil, dass sowohl ein klares Rechte- und Rollenkonzept hinterlegt ist als auch Informationen darüber, wer in welcher Form darauf zugreifen kann - natürlich entsprechend den Datenschutzregeln. Zudem können wir organisationsübergreifend sehen, ob eine Doppelförderung vorliegt. Als Kommune haben wir häufig mit Vereinen und dort mit Projekten mit ehrenamtlichen Mitarbeitern zu tun. Da sind die Abläufe nicht immer professionell organisiert. Da hilft es uns sehr, wenn das gesamte Fördermittelwissen der Stadtverwaltung zusammengeführt ist.

Wie haben Sie das Projekt innerhalb der Stadtverwaltung aufgesetzt? Es ist doch sicherlich eine große Herausforderung gewesen, die entscheidenden Prozesse in sämtlichen Ämtern zu vereinheitlichen.
Ja, das stimmt. Das ist ein langer Weg, und wir sind auch noch nicht am Ziel. Aktuell befinden wir uns in zwei Ämtern in der Einführungsphase: im Sozialamt und im Amt für Kultur und Denkmalschutz. Im nächsten Schritt werden wir das System auf weitere Ämter ausrollen. Die Prozesse müssen dafür mit den jeweiligen Ämtern erfasst und strukturiert werden. Dafür haben wir mehrere Workshops zum Thema Sicherheit und für die SAP-Schnittstelle durchgeführt. Hinzu kommen 20 Workshops für die Prozessbeschreibung und -abbildung im System. Insgesamt streben wir natürlich an, die Prozesse in diesem Zuge zu optimieren und möglichst zu vereinheitlichen. Für all das gab es keine Vorlagen. Hier hat die Stadt Pionierarbeit geleistet.

Neben der inhaltlichen Gestaltung der Prozessstruktur bedarf ein solches System einer entsprechenden Software. Worauf basiert Ihr System?
Unser Fördermittelsystem setzt auf dem System des Freistaats Sachsen - FÖMISAX - auf. Da sich der Freistaat aber immer noch eine kamerale Buchführung leistet, sind die Herausforderungen auf der Ebene der Kommunen ganz andere. Die elektronischen Voraussetzungen gab es also bereits. Die inhaltliche Gestaltung und prozessuale Anpassung lag aber dann bei uns, und wir haben das Projekt aus der Kämmerei heraus geleitet. Von der Seite des Freistaats und auch von unserer Seite gab es den Wunsch, hier voranzugehen. Trotzdem musste das Thema einige Zeit um Priorisierung ringen, weil es Geld kostet und personelle Ressourcen bindet.

Wie viel mussten Sie dafür einsetzen?
Unsere Kosten liegen bei knapp 250.000 Euro, aber die Zahl ist nicht so einfach übertragbar, weil wir zum einen auf das bereits bestehende System des Freistaates zurückgreifen konnten und zum anderen die Anpassungen dieses Systems an unsere Prozesse auch die anderer Kommunen im Wege einer Entwicklungspartnerschaft mit dem Softwaredienstleister umgesetzt haben. Aber für uns als Pilotkommune war das auch alles Neuland. Da werden es andere später etwas leichter haben.

Wie sieht allgemein die Digitalisierungsstrategie der Stadt aus?
Wir haben natürlich schon lange eine Digitalisierungsstrategie, aber ich halte nicht viel davon, allzu lange an einem Strategiepapier zu arbeiten und dabei die praktische Umsetzung zu vernachlässigen. Wir beschäftigen uns daher vor allem mit der Praxis und versuchen gerade, Ordnung in unsere IT-Struktur zu bringen. Zunächst einmal haben wir unsere IT-Architektur dokumentiert, also mit welcher Hard- und Software wir arbeiten und mit welchen zentralen Basiskomponenten jede Lösung kompatibel sein muss. Das allein hat etwa ein Jahr gedauert. Dann haben wir im Rahmen eines Organisationsentwicklungskonzepts Leitprojekte definiert. Momentan arbeiten wir an der E-Akte, dem E-Zugang und der E-Zusammenarbeit für den Austausch unter den Mitarbeitern.

Wie war es für Sie, die Verwaltungsmodernisierung in Dresden voranzubringen?
Grundsätzlich kann ich nicht klagen. Wir erarbeiten diese Felder immer mit den Menschen, die daran auch in der Praxis arbeiten, und stellen neue Mitarbeiter ein, um unsere Überlastungen zu vermeiden. Trotzdem gibt es natürlich immer mal Bereiche, wo es hakt. Ein Beispiel: Bei der Hardware waren wir im Bereich der Beschaffung dezentral aufgestellt. Das wollten wir ändern, alles standardisieren und die Endgeräte zentral durch unseren Eigenbetrieb IT-Dienstleistungen bereitstellen lassen. Klingt alles einfach, aber ich kann Ihnen sagen: Dieses System auf die gesamte Stadtverwaltung auszurollen war äußerst schwierig. Sechs von sieben Geschäftsbereichen waren zunächst dagegen. Wir mussten viel Überzeugungsarbeit leisten. Eine Kommunalverwaltung ist einfach heterogen, solche Vereinheitlichungen sind da nicht einfach durchzuführen. Aber ich denke, da müssen wir alle durch.

Von Vanessa Wilke
ARTIKEL IM "DER NEUE KÄMMERER" 18.09.2020

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