Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung - Die Stadt Kaiserslautern macht es vor!

Wir haben nachgefragt: Ein Gespräch mit Dirk Andres, Leiter der Stabstelle Zentralcontrolling der Stadt Kaiserslautern.

Beim D-A-CH-weiten eGovernment Wettbewerb 2018 wurde die Stadt Kaiserslautern mit ihrer Steuerungssoftware KLAR als „bestes Modernisierungsprojekt“ ausgezeichnet. Die Basis der Lösung bildet das IT-Instrumentarium komBi von Robotron.

Die Erfolgsgeschichte von Kaiserslautern ist ein starkes Zeichen für die Modernisierung in den Verwaltungsebenen. Wir haben mit Dirk Andres, Leiter der Stabstelle Zentralcontrolling der Stadt Kaiserslautern, über dieses Thema gesprochen.

 

Guten Tag Herr Andres,
beim D-A-CH-weiten eGovernment Wettbewerb 2018 wurde die Stadt Kaiserslautern mit ihrer
Steuerungssoftware KLAR als „bestes Modernisierungsprojekt“ ausgezeichnet. Welchen Anlass gab es,
mit KLAR die Digitalisierung in der Stadtverwaltung auszubauen?

Ziel war es, ein einheitliches Informationssystem für die Verwaltung zu schaffen. Die Herausforderung bestand darin, Informationen dort bereitzustellen, wo sie gebraucht werden. Wir haben sofort erkannt, dass wir mit den Fachreferaten die Qualitäten im Haus haben, aber die Informationen nicht zielführend aggregiert werden. Oft werden Prozesse einfach hingenommen und es bauen sich Parallelwelten auf. Die Ursache dafür ist, dass anwendbare Systeme zu umfangreich sind. Es braucht eine Software, bei der man durch wenige Klicks zu den benötigten Informationen gelangt. Am besten unabhängig vom Endgerät, sodass Daten von überall abgerufen werden können. In jedem Meeting, auch außerhalb.

 

Welche Bedeutung hat KLAR für die Stadtverwaltung heute?

Die Vorteile des neuen Informationssystems sind enorm. Mit nur drei Klicks lässt sich ein kompletter Haushalt mit allen Steuerungsarten seit 2010 aufrufen. Die Daten sind dabei sicher und genau. „KLAR“ ist für die Stadt Kaiserslautern zu einem entscheidenden Steuerungsinstrument geworden. Viele wichtige Informationen fließen an einem Punkt zusammen und werden gebündelt. Am Ende profitiert jeder Mitarbeiter davon.

Ein Beispiel: Wenn im Ausschuss ein Tagesordnungspunkt nicht hinreichend diskutiert werden kann, weil entscheidende Daten nicht ad hoc abgerufen werden können, werden Entscheidungen vertagt. Vertagungen bedeuten oftmals bis zu drei Monate Wartezeit. Heute habe ich die Zahlen vom gesamten Haushalt dabei. Von Weihnachtsbeleuchtung bis Tiefbau. Ich habe alles in einer Hand. Das spart erheblich Zeit.

 

Wie verlief die Integration der Software in die täglichen Arbeitsprozesse?

Das Erfassen und die Aufbereitung der Daten wurde durch die Fachabteilungen vorgenommen. Hierfür wurden im Vorfeld Strukturen erarbeitet. Wenn diese einmal stehen, können wir unsere Haushaltsdaten tagesaktuell präsentieren. Dieser Aufwand ist verschwindend gering. Für die Nutzer ist es sehr einfach zu bedienen, sonst würden sie die Software auch nicht benutzen. Ein großes Plus ist dabei die Nutzerfreundlichkeit des Systems. Es gelingt unseren Fachabteilungen vollkommen selbständig für den Aufbau der Daten zu sorgen. Wir sind auf keine externen Beratungsleistungen angewiesen, das erleichtert
den Umgang mit der Software sehr.

 

Das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung finanzierte IT-Instrumentarium ist auch in
anderen Kommunalverwaltungen erfolgreich im Einsatz, doch nur die Stadt Kaiserslautern hat es
beim Digitalisierungswettbewerb ins Finale geschafft und sogar gewonnen.
Was ist das Erfolgsgeheimnis?

Unser Projekt war ein Versuch, mal etwas ganz Neues zu machen. Wir haben es einfach gewagt und sind einen Schritt nach Vorn gegangen. Dafür haben wir unsere Ressourcen gebündelt. Als großer Erfolgsfaktor hat sich herausgestellt, dass es gewinnbringend ist, die Fachexpertise von unseren Mitarbeitern einzubeziehen. Die Zusammensetzung des Teams ist entscheidend. So haben unsere Controller Unterstützung von einer IT-Fachkraft erhalten, was den gesamten Projektprozess sehr positiv beeinflusst hat.

 

In Sachen Digitalisierung ist die Stadt Kaiserslautern ganz vorn dabei. Welche Potentiale sehen Sie?

Wir erkennen schon jetzt ein erstaunliches Potential. Durch das Bekanntwerden kamen sofort Versorger auf uns zu, z.B. unsere Beteiligungsgesellschaften. Das trägt zur Stärkung des Konzerngedankens bei, was uns sehr erfreut. Wir vernetzen uns nun nichtmehr nur innerhalb der Stadtverwaltung, sondern auch darüber hinaus. Beispiele hierfür sind die Universität des Fraunhofer Institut und das Deutsche Institut für künstliche Intelligenz.

 

Wo geht die Reise hin?

Sicher ist: Wir müssen schnell, korrekt und vor allem transparent sein. Wir sind bereit, die Vorteile der Digitalisierung zu ergreifen – sie bringt Schwung in die Prozesse. Auch andere Kommunen sind dem gegenüber aufgeschlossen und haben gute Ideen, wie Arbeitsprozesse zukünftig positiv beeinflusst werden können. Das stellt sich oft in Gesprächen heraus.

Torsten Bobe (Robotron) und Dirk Andres (Stadt Kaiserslautern)
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