Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt im § 4g vor, dass der Beauftragte für den Datenschutz jedermann in geeigneter Weise die Angaben entsprechend § 4e BDSG auf Antrag verfügbar zu machen hat. Diese und weitere Angaben sind beim Datenschutzbeauftragten der Robotron Datenbank-Software GmbH in einer Übersicht erfasst.
Um Ihnen eine erste Orientierung zu geben, stellen wir im Folgenden wesentliche Angaben über die Robotron Datenbank-Software GmbH verdichtet und zusammengefasst dar. Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, in welchem Verfahren automatisierter Verarbeitung möglicherweise Ihre Daten bei der Robotron Datenbank-Software GmbH gespeichert sind und um welche Daten es sich handelt. Ihr Recht auf Auskunft gemäß § 34 BDSG wird hierdurch nicht eingeschränkt.

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle

Robotron Datenbank-Software GmbH
Stuttgarter Straße 29
01189 Dresden

2. Geschäftsleitung

Dr. Rolf Heinemann
Ulf Heinemann

3. Leiter der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle

Robotron Datenbank-Software GmbH
Sven Klemm
Stuttgarter Straße 29
01189 Dresden

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Vertrieb, Verkauf sowie Vermittlung von Produkten und Dienstleistungen und aller damit verbundenen Nebengeschäfte. Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die Personal-, Kunden-, Lieferanten und Dienstleisterverwaltung sowie Nutzung von Webdienstleistungen.
Videoüberwachung erfolgt zur Sammlung von Beweismitteln bei Vandalismus, Einbruch oder sonstigen Straftaten. Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke sowie im Auftrag und Namen der Tochtergesellschaften gemäß den Dienstleistungsvereinbarungen innerhalb des Unternehmens.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im Wesentlichen die im Folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

• Kunden (Adressdaten, einschließlich Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen)
• Kundenmitarbeiter/Dritte bei Nutzung von Web-Dienstleistungen (Namen, E-Mail-Daten, Nutzungszeit und -dauer, Nutzungsart)
• Interessenten/Nichtkunden (Adressdaten, Interessengebiete, Angebotsdaten)
• Bewerber (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen, evtl. Führungszeugnis)
• Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Studenten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte; Vertrags-, Stamm-, Abrechnungsdaten (Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen, soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände); Daten zur Personalverwaltung und -steuerung, Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten, Terminverwaltungsdaten, Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Systeme, Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen;
• Vertriebspartner (Adress-, Geschäfts- und Vertragsdaten, Kontaktinformationen); Lieferanten/Dienstleister (Adressdaten: Kontaktkoordinaten: Bankverbindungen, Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten); Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.
• Sonstige Personengruppe: Videoaufzeichnungen

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden).
Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG.
Weitere externe Stellen wie z. B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Unternehmen soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

7. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahres den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten benutzt (z. B. im Personalverwaltungsbereich wie z. B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen.

In folgende Drittländer erfolgt mit folgender Begründung (§ 4c BDSG) eine Datenübermittlung:

• Tschechien (im Rahmen der Unternehmensberichterstattung)
• Schweiz (im Rahmen der Unternehmensberichterstattung und zur Vertragserfüllung)
• Österreich
• Bulgarien
• Russische Föderation

Robotron Datenbank-Software GmbH
Dresden, April 2009